La RAMQ a finalement confirmé à la FMOQ que la conservation des formulaires d’inscription à un médecin de famille sur support papier n’est plus nécessaire sous réserve de certaines conditions.
Comme la FMOQ le lui suggérait en s’appuyant sur la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, la RAMQ confirme que les formulaires d’inscription numérisés ont la même valeur que les originaux papier dans la mesure où l’intégrité du document est assurée.
En pratique, pour garantir cette intégrité, le médecin doit s’assurer, lors du processus de numérisation, que :
- l’information est intégrale et n’a pas été altérée. Bref, que le document numérisé contient la même information que la version papier;
- le support d’information choisi ainsi que le matériel ou l’outil nécessaires à la conservation du dossier numérisé garantissent sa stabilité et sa pérennité, pour toute la période de conservation prévue au Règlement sur les dossiers, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin.
Le médecin doit également documenter le processus de numérisation et conserver cette information aussi longtemps que les documents numérisés. Les éléments suivants doivent s’y trouver :
- le format du document original (ex.: papier, film, etc.);
- le procédé de transfert utilisé (ex.: description du processus de numérisation, de l’équipement et du type de fichier utilisés, etc.);
- les méthodes de contrôle utilisées pour valider la qualité de la reproduction.
Une version papier doit pouvoir être tirée à partir du dossier numérisé à la demande de tout intervenant (ex.: ceux de la RAMQ) qui, conformément à la loi, a le droit d’avoir accès au dossier ou d’en obtenir une copie.
Une copie électronique de sauvegarde devrait également être conservée dans un lieu distinct du cabinet (le médecin doit conserver un back-up).